Status Quo

For ca. 15 år siden var jeg med på utvikling av et nytt IT-system som skulle være inntjeningssystem #1 for bedriften jeg jobbet i . Dette var en internasjonal virksomhet og jeg var på brukersiden og skulle representere alle som  skulle gjøre sin jobb i systemet og tjene penger for selskapet.

Litt gal, men mest uvitende, og med sjefens velsignelse skulle jeg være med i utviklingsprosess med ukentlige møter. Først for kartlegging, så utvikling, planlegging og testing av funksjonalitet.  Ja da – samtidig var jeg «tøff nok» til å fortsette å ta hånd om egne arbeidsoppgaver.

Prosjekteier, system- og programmere befant seg 32 mil unna – en kjøretur på 3,5 -4 timer pr. veg.

I mer enn ett år jobbet vi med å få frem et system som skulle settes i produksjon som en PILOT, og som ansvarlig på brukersiden var min tanke at systemet MÅTTE fungere.. Jeg la inn all min energi, glede og  arbeidskapasitet  mot den dagen vi skulle «sjøsette» vårt nye salgssystem.  Det er bare en ting å si….. Den dagen vi gikk live var et eventyr av en fiasko.

I dag ler jeg godt, og jeg har hatt mange morsomme mimrestunder over denne dagen sammen med et par av mine flotte kollegaer fra disse «gale» dager.

Når mennesket møter systemer

Når mennesket møter systemer

Utviklingsfasen
Det var enighet i bedriften om at vårt gamle system var klart for utskifting . Prosjektmodellen som ble brukt  dekket  organisering, ledelse og oppfølging av prosjekter, slik som det var forventet av en prosjektmodell den gangen.  Det var to ting som manglet; nok tid  – og hvordan tar vi med oss menneskene. Og her snakker vi om brukerne  i denne endrings- og utviklingsprosessen. Det var samspillet mellom brukerne og utviklerne som utgjorde forskjellen på suksess og fiasko for oss i utviklingsfasen .

Når jeg ser i bakspeilet så ser jeg at vi hadde  store potensial både på system-nivå og på det menneskelige plan.

Det første vi kunne gjort var å gjøre en tydeligere forventningsavklaring i forhold  til systemfunksjonalitet  med brukere og utviklere. Mer kunnskap om kommunikasjon,  læringsstiler og preferanser hadde tidlig gjort det klart at fagfolk som snakker stammespråk skaper bare forvirring hos brukere.

Et mer systematisk testarbeide ville også vært en god start.  Med et nyutviklet system er det lett å lene seg tilbake med en forventning om at produktet leveres feilfritt fra første stund. Det er ingen hensiktsmessig holdning. Dette er en kritisk prosess, og her trenger alle som skal innføre nye systemer hjelp av utviklere og godt opplærte superbrukere.

I  utvikling og testing er det utviklere som må samspille med brukerne,  og under hele implementeringen må prosjektleder ha god kunnskap om endringsledelse. Hadde jeg som  prosjektleder visst det jeg vet i dag hadde jeg  hatt full fokus på endringsledelse.

Implementeringsfasen
Erfaringen tilsier at vi ikke setter nok ressurser inn i prosjektarbeidet. Ofte kommer prosjektdeltagere i en virksomhet inn i en skvis.  De skal både være ressurser fra kundesiden  og samtidig gjøre sine daglige oppgaver…….

Det første  vi kunne gjort tydeligere var å skape oppmerksomhet og aksept for at denne endringen var nødvendig. The Big WHY ligger på individ-nivå. Når det på foreligger aksept på dette nivået kan endringsarbeidet begynne – altså helst før vi startet både kartlegging og utvikling.

Commitment og support   fra den enkelte er gull verdt i hele prosjektet.  Først da vil den enkelte som blir berørt se nye muligheter. Forventningene til nytt system blir skrudd på og utfordringen blir å innfri forventninger…..  Det klarte vi ikke, verken på system eller i samspillet system og mennesker.

Vi  «glemte» at  bedriften besto av  mange enkeltpersoner med individuelle preferanser, og vi visste lite om hvordan den enkelte medarbeider forholdt  seg til endringen. Når opplæring så holdes så tas det lite hensyn til at vi har forskjellige læringsstiler. Frustrasjoner over at man ikke forstår og ikke skjønner systemet blir gjort til den enkeltes problem – og selv sitter man og sier  -jeg er så treg til å lære, -jeg forstår ikke noe,  og den store motstanden til endring bygges bare sterkere.

Kunnskap må inn, og det på person nivå….. Opplæring handler om kommunikasjon like mye som formidling av systemfunksjonalitet. Den som er ansvarlig for opplæring må ha kunnskap og forståelse for læringsstiler og våre preferansesystem. Det ante jeg ingenting om den gangen…. Det hadde gjort vårt opplæring mye mer treffsikker.

Et nytt system handler ofte om nye måter for å gjennomføre oppgaver, og det er ofte stor motstand mot å endre på etablerte arbeidsmetoder og rutiner. Når vi fikk et nytt system med mye feil og mangler ble det mye frustrasjon, og det skapte en redsel for å ikke forstå det nye  systemet – Motstanden mot endringen økte .

Foredlingsfasen

Team of businessmen work together for one goal with puzzles. Concept of unity and partnership

Utfordrer du Status Quo hos deg med tanke på synergieffekt?


Når prosjektet har nådd sitt mål – det er da jobben begynner. Endringsprosessen skal fortsette – prosjektet må vare lengre enn til bare igangkjøring. Vi erfarer at  systemet blir aldri utnyttet maksimalt ved første gangs opplæring. Det viser seg at  kun 50 -70% av funksjonaliteten benyttes. Men når vi utfordrer  brukere på beste praksis og åpner for enkel delingskultur skapes et miljø for å spille hverandre gode. Mestring skaper  motivasjon og nysgjerrighet for å lære mer og gir større kompetanse  til enkeltpersoner og til virksomheten totalt. DETTE ER VINN VINN med  stor SYNERGIEFFEKT.
Blogglistenhits